よくあることだと思います。
わたしもたま～にケアレスミスをすることがあります。
普段からかなり慎重に仕事をしているつもりですが、慣れた頃にやらかしてしまうんですよね。
やってしまうと、ものすごい自己嫌悪に陥ります。
。
そうは言えども、仕事でのうっかりミス・ケアレスミスは、できる限り減らしたいですし、ケアレスミスを繰り返して、職場の人に悪い印象を与えてしまうのはなんとか避けたいですよね。
そこで、本日は仕事で起きるケアレスミスの原因とミスをなくす対策を解説していきます。
ケアレスミスが多いかな…と自覚している方、必見です！
仕事でケアレスミスをしてしまう原因とは？
ついついしてしまう
その原因は、思い込みや勘違い、確認不足によるものです。
また、疲れていたり体調不良のときは、どんな完璧な人でもをしてしまうことがあります。
普段からミスを頻発してしまう方には、何らかの原因があると考えられますが、工夫すればです！
まずは、ご自身のミスの原因が何なのか？をしっかりチェックしていきましょう。
慣れた作業
仕事に慣れてくると、どうしてもものです。
- 正しいという思い込み・勘違い
- 慣れたことによる作業手順の簡略化
- 作業が雑になる
など、気の緩みによって、ケアレスミスをしやすくなります。
集中力が保てない
しっかり仕事に集中できていないとケアレスミスをしやすくなります。
- 作業をしながら「仕事に関係のないこと」や「別の仕事のこと」を考える
- 他の仕事を頼まれて一旦作業を止めてしまう
- 他人の話し声を聞いてしまう
- なんとなくボーっとする
など、別の何かに気を取られてしまうことで、作業の手順やチェックが抜けてケアレスミスをしてしまいます。
キャパオーバー、急いでいる
- 仕事が多すぎる
- 締切間際で急いでいる
など、時間内にやるべき仕事量が多く、キャパオーバーになっているケースです。
時間を気にするあまり一つ一つの作業が雑になりケアレスミスをしやすくなります。
体調が悪い、寝不足
体調が悪かったり、寝不足だったりすると、脳の機能が低下しことでケアレスミスをしやすくなります。
特に仕事に影響がでやすい理由となります。
やる気がない
仕事に対してやる気がないと、
- 集中できない
- 仕事が進まない
- 深く考えない
- 仕事が雑になる
など、の状態になります。
確認不足
やる気もあり、集中していたはずなのに、ケアレスミスをしてしまう人は、そもそもの確認不足であると考えられます。
- 作業目的、手順、ゴールが把握できていない
- 作業終わりに、ミスがないか確認していない
と、作業をするうえで必要な情報や最終チェックが足りていない可能性があります。
仕事でのケアレスミスをなくす対策
仕事でのケアレスミスミスをなくすには、
- 作業内容の全体像を知る
- 作業後のチェックを忘れない
- 集中する
- 時間の余裕をもつ
- ミスしたら改善策を講じる
など、仕事の内容をよく把握し集中して作業をすることが大切です。
「自分はできてないかな？！」と思うことがあれば、一つずつ取り入れてくださいね！
始める前に全体像を確認する
作業のゴールと工程をしっかり把握してから、作業を始めましょう。
とりあえず作業を進めると、漠然と作業をしてしまうため、となります。
また、わかっているはずの作業でも、全工程を見直すことで、ことができます。
慣れている簡単な作業のときほど、手を抜いてしまいますので、特に気を付けましょう。
迷ったら確認する
仕事中に迷うことがあれば、そのまま進めずに必ず知っている人に確認しましょう。
- 曖昧な指示
- 作業に関する違和感
- 知らないこと
などは、なるべくようにしましょう。
メモをとるクセをつける
業務に関することのメモをとるのは基本です。
もちろん、一度聞いたらすぐに覚えられるし、絶対忘れないというのであれば、メモは必要ありません。
でも、そんなに記憶力が完璧な人は、そうそういませんよね。
わかっていたはずのことでも、ことってありますし、そもそもケースもあります。
また、新しい情報が入ることで、前の記憶が薄れるだけでなく、違う形でこともあります。
仕事では似た条件での作業も多発するため、間違えないように、普段からメモをとり、をつけましょう。
チェックする
ケアレスミスをなくすために最もよい方法は、もう一度確認することです。
どんな作業でも、作業しっぱなしで終わりにしてはいけません。
かならず、作業が終わったらようにしましょう。
チェック方法は、やも有効です。
- 文章⇒読み返す
- 数字⇒再度数える、表計算など別の方法でチェック
- 書類⇒内容・校正など全体をチェック
- 作業⇒ミスがないか目を通す
ミスした原因と改善策を実行する
ミスをしたときは、「次は気を付けよう！」で終わらせてはいけません。
- どんなミスをしたのかメモしておく
- ミスをした原因を把握する
- ミスをしないために改善すべき点を考える
- 仕事をする際に改善策を実行する
繰り返し同じミスをする人は、ここまでする必要がありますし、そもそもミスの少ない人は自然とやっていることです。
集中して仕事をする
集中力をあげるには、もちろんやる気は必要ですが、それ以外にもがあります。
- 人は何時間も集中力を保つことはできません。
- 起床してから時間が経つほど、集中力が下がっていきます。
- イヤイヤやっていてはそもそも集中できません
と、気合だけでは集中できませんので、しっかり計画して集中する工夫をしましょう。
1. 作業をリスト化
として、時系列に書き出しておきましょう。
やることを書き出してから、やる順番に合わせてのもおすすめです。
作業が一つ終わる度に、次にやることを考えてると集中が切れやすくなるので、リできますし、終わった作業にチェックを入れることで達成感も得られます。
2. 作業配分を決めておく
集中力を必要とするに、に行いましょう。
自分で作業内容をコントロールするのがムリであれば、疲れがでる午後からの作業は、特にミスのないよう注意して作業に取り組みましょう。
3.一定時間ごとに休憩をとる
大人の集中力は、平均してしか持続しないと言われています。
どんなに頑張ってもだそうです。
もちろん個人差はあると思います。
たしかに１時間もしないうちに、集中力が切れるわけですよね。
一定時間ごとに休憩を入れることで、効率があがりミスもしにくくなりますので、「集中が切れたな！」と思ったらプチ休憩を挟むようにしましょう。
4. 作業に集中できる精神状態を保つ
やりがいを持ってて、日々の仕事に取り組むのが最も集中力があがりやすくなります。
ただし、そんな風に思えない仕事やタイミングもありますよね。
そんなときは、スマートに仕事をして、プライベートを楽しむことに注力しましょう。
仕事が終わってからの自分の時間を楽しみにし、を考えて仕事を進めましょう。
別に特別な予定は必要ありません。美味しい夕食、好きな動画や音楽を聴く、趣味に没頭するなどちょっとした楽しみを意識したり、設定するのが大切です。
時間の余裕をもって仕事をする
仕事をしていると、どうしても時間がなくバタバタしてしまう時があります。
でも、仕事のやり方を見直せば、バタバタする時間を少なくして、余裕のある仕事ができるはずです。
- 出勤、移動時間は余裕を持ちギリギリ行動はしない
- 仕事の全体像を把握し、こまめにリスケをする
- 締切に間に合わない可能性があるときは、早めに助けを求める
- 空き時間を有効に使う
など、効率よく余裕をもった仕事ができるように工夫をしましょう。
体調管理に注意する
体調が悪いと、惰性で作業をしてしまいがちです。
普段から体調管理に気を付けるようにしましょう。
わかっていても難しいという方は、最低限につとめましょう。
仕事のある前日は少しでも睡眠をとれるよう工夫し、早めの就寝を心がけましょう。
また、のがおすすめです。
寝不足気味な翌日はしっかり寝る！というサイクルを保ち、２日以上連続で睡眠不足にならないように、注意しましょう。
大人のケアレスミスは印象が悪い
ケアレスミスと言えば、学生時代のテストを思い出します。
テストでミスをして困るの自分だけですが、。
仕事でケアレスミスが多い人って、はっきり言ってかなり印象が悪いです。
人は新しいことを習慣化するのは難しく、すぐには習得できません。
「ご自身のケアレスミスを減らしたい！」と考え対策を講じる際に、ついつい忘れてしまわぬよう、ミスによって自分の印象は悪くなっている事実をしっかり受け止めてから取り組みましょう。
またか…
誰かの頻繁なミスのせいで、自分の仕事が増えてしまう。
そんなときは、「勘弁してほしい。またか…」と確実に思われているはずです。
頼りにできない
ミスが多い人は頼りにできませんよね。
その人に任せた仕事なのに、ばかり発生していては、逆に時間がかかってしまいます。
大事な仕事をお願いするのも躊躇ってしまいます。
仕事ができないレッテルを貼られる
- 頻繁に間違う
- 尻拭いが必要
- みんなに迷惑をかける
- 大事な仕事は任せられない
- ミスを反省しているように見えない
このような印象が強くなると、「仕事ができない人」というレッテルを貼られることとなります。
ケアレスミスを繰り返す同僚 -わたしの体験談-
わたしが働いていた職場に、同じミスを何度も繰り返す人「Aくん」がいました。
数字が間違っている、コピペで必要な部分を修正し忘れる、顧客への定期的な報告を忘れる…など、ほとんどがケアレスミスです。
上司 ちゃんと反省してるの？先週も同じミスしたばかりでしょ！
と、上司に叱られている姿をたびたび目にしていました。
上司に注意されるとちゃんとようにも見えます。
普段から、業務に関するですし、に取り組んでいます。
それでもミスは直らないので、わたしはAくんに以下の内容を提案しました。
- 作業のチェックシートを作成し、提出物は完成時に必ず自己チェックする
- しばらくの間、提出物はわたしのダブルチェックを入れる
しばらくすると、チェックシートがよかったのか、していました。
でも、
- 不慣れな作業のとき
- 急いでいるとき
- 残業続きで疲れているとき
などは、やはりミスが増える傾向がありました。
恐らく、と思います。
いわゆる本人の反省度に関係ない部分があるのでしょう。
もし同じミスを繰り返す仕事仲間がいたとしても、必ずしも反省していないからではありません。
少なくても頑張っている人には、その人の状況を理解しつつ、改善策を一緒に考えて、温かい目で見守ってあげてほしいと思います。
まとめ
仕事でケアレスミスをしてしまう原因とミスをなくす対策をご紹介しました。
- 始める前に全体像を確認する
- 迷ったら闇雲に進めず、まずは確認する
- メモをとるクセをつける
- 作業に間違いがないかチェックする
- ミスした原因を考えて改善策を講じる
- 集中して仕事をする
- 時間に余裕をもって仕事をする
- 体調管理に注意する
などの対策があります。
仕事でのミスは、自分が困るだけではなくこともありますので、できる対策から挑戦していきましょう！
