社内のコミュニケーションツールとして使用する会社が増えているビジネスチャット。
在宅勤務やテレワークでは必須とも言えるツールですね。
以前から何となく使っている方も、使い始めたばかりという方もしっかりマナーは守れていますか？
もしかすると、知らず知らずのうちに、上司や同僚、部下や他部署の方へ悪い印象を与えているかもしれません。
LINEなどのプライベートチャットとは異なり、お仕事で使う以上しっかりとマナーを守っていく必要があるんです。
相手の表情が見えないうえでの会話ですので、それを補う工夫も必要ですね。
ビジネスチャットには欠かせない基本マナーについてご紹介します。
ビジネスチャットのおさえておきたい基本マナー
ビジネスチャットでは、仕事を円滑に進めるためにも「わかりやすいやりとり」が必要とされます。
基本マナーをしっかりチェックし実践していきましょう！
言葉使いに注意
ビジネスチャットでの言葉使いは、
- プライベートチャットのようにフランクになりがち
- ビジネスメールのようにかしこまってしまう
どちらも適切ではありません。
もちろん仕事上でのやりとりとなりますので、相手が不快に感じないよう適切な言葉遣いは必要です。
一方、メールのような
「○○様 おつかれさまです。○○部の○○です。」
と言った枕詞や挨拶は基本的に必要ありません。
その日の初めの挨拶として「おはようございます」や「おつかれさまです」を使うのは構いませんが、やりとりの度に挨拶や名乗ることを必要としないのが、チャットの便利な部分ですので、挨拶はほどほどにが鉄則です
文頭に何に関する件なのかを明記する
発言の初めは、何に関する用件なのかを明記することでスムーズに会話が進みます。
- ○○の件についてのご相談
- プロジェクト○○に関する周知事項
- ○○ミーティングのお願い
など、相手の読みやすさも考えた発言を心がけましょう。
長い文章は書かない
ダラダラと長い文章は読みにくくなります。
短い文章をいくつか組み合わせて発言するようにしましょう。
また、長くなりがちな場合は、箇条書きや太文字、引用、囲みなど各チャットで使用できる装飾を使用して、見やすくすることが大切です。
結論は最初に書く
文章が長くなる際は、結論を先に明記しましょう。
- 結論
- 理由や詳細説明
というように結論のあとに詳細を伝えることで、何に対する説明を書いているのかもよりわかりやすくなります。
リアクションは積極的に
相手の文章を読んだら、早めのリアクションを心がけましょう。
わかったのか、確認中なのか、後で対応するのかをすぐに伝えることが大切です。
必ずしも文章で返事する必要はなく、絵文字をうまく利用することで円滑なコミュニケーションができます。
思いやりが伝わる工夫を
ビジネスチャットで一番注意が必要なことは、言葉のニュアンスが伝わらないことへの対処です。
いわゆる「冷たく感じる」問題です。
相手の表情や声のトーンを読み取ることができる対面であっても、コミュニケーションを取ることは容易ではありません。
それなのに、言語のみのチャットで細かいニュアンスまで正確に伝えることは、非常に困難であるという認識を持ったうえでチャットを行わなければなりません。
語尾に絵文字や顔文字などを使用することで、やわらかさが伝わります。
- お願いします(__)
- お願いします！
- お願いしますー
- お願いします～
誰に対しても気遣いと思いやりを忘れずに伝えることを心がけましょう。
チャットで怒るのはNG
チャット上で怒りを伝えるのはよくありません。
相手の表情が見えない状態で、怒りの感情を文章で伝えることは、想像以上に相手に対して恐怖を与えてしまいます。
また、チャット上のやりとりはログとして残りますので、感情に任せて書いた文章をあとで読み返しても気持ちのいいものではありません。
相手に対して厳しい意見を言うとき、注意をする必要がある場合は、口頭で伝えるようにしましょう。
完全テレワークの場合は、オンライン会議での会話を活用しましょう。
まとめ
ビジネスチャットの基本マナーをご紹介しました。
在宅ワーク中のチャット上の会話で「なんかまずかった？」「あれ、怒っている？」と感じることがたまにあります。
よく知っている相手であれば、同じ文面でも気にならないのですが、あまり会話をしたことのない相手の場合、言葉のニュアンスがわからないことによって、明らかに「冷たさ」を感じます。
自分と同じように感じる人も多いと思います。
みなさんも、思いやりのあるチャットを心がけてくださいね！
