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ビジネスの場で欠かせないコミュニケーションの手段となったWeb会議(オンライン会議)。
オフィスにいなくても手軽に会議システムを利用できることからとても便利な一方、個々の環境や機器がバラバラであることから、

  • 音声が途切れる
  • ノイズ・雑音
  • ハウリング、エコー

などの音声、音質に関するトラブルが発生することが多々あります。

本日は、そんなWeb会議中の音トラブルを防ぐ方法についてご紹介していきます。

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Web会議中によくある音トラブルとは?

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まずは、Web会議での音トラブルには、どんなものがあるのか見ていきましょう。

ノイズ・雑音がうるさい

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Web会議を行っていると、さまざまな音が聞こえるケースがあります。

  • 周囲音
  • 手元の音
  • 咳払い

など、自分の声以外の音も拾ってしまうケースです。

周囲の音は、エアコンや扇風機などの音、家族の声、家の外の音などがあります。
手元の音は、メモを取る際のキーボードのタイピング音、資料をめくる音などあるあるですよね。

また、咳払いなどの癖がある人は、しっかり聞こえています。
このように、自分の声以外のさまざまな音がノイズとして聞こえてしまいます。

ノイズを軽減するためには?

  • エアコンなど音が出るものの近くにマイクスピーカーを置かない
  • 単一指向性のマイクに変える
  • ノイズキャンセラー付きマイクに変える
  • 自分の発言時以外は、マイクをオフにする

などの工夫が必要です。

エコーやハウリングが起きる

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エコーは、同じ音が何重にも聞こえてしまう現象のこと。
一方、ハウリングは、マイクを使用する際にスピーカーから聞こえるキーンという音が発生する現象のことです。

いずれも、スピーカーの音をマイクが拾ってしまうことでおきます。

エコーやハウリングを防ぐには?

  • マイクとスピーカーを離す
  • エコーキャンセラー搭載マイクを使用する
  • スピーカーのボリュームを下げてもらう

などの工夫があります。

音や画像の途切れ、遅延が発生する

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音、画像の途切れや遅延は、ほぼネットワークが原因となります。
ネット回線の速度が遅い場合とデーター量が多いときに起こります。

途切れ、遅延の解決法は?

  • データー量をセーブする設定をする
  • 有線LANに切り替える
  • PCのスペックを見直す
  • PC上で動いている他のアプリを終了する
  • 使用しているWeb会議システムを見直す

などの方法があります。

会議中は他アプリの起動速度が遅くなることを感じますし、WiMAXなどを使用していると、データー量も見えるため、かなりのデーター量が必要なことがはっきりわかります。

実際にオンライン会議を使用してみると、それなりのスペックのPCとネット環境が必要だということを痛感します。

ですから、仕事上必須であれば”パソコン、ネット回線等の環境整備に必要なもの”を会社に準備してもらうのも解決する一つの手段と言えるでしょう。

また、Web会議で使用しているシステムによっても、途切れや遅延の問題を回避することができます。
仕事で使用するのであれば、有料のWeb会議システムも多数ありますので、そのような検討も会社として必要となってくるでしょう。

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Web会議中の音トラブルを解決するヘッドセット

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上述の通り、Web会議中の音問題は結構あることがわかったと思います。
その中でも、ノイズ、エコー、ハウリングを一気に解消できる強い味方が「ヘッドセット」です。

ヘッドセットの利用にはさまざまなメリットがあります。

ノイズ、エコー、ハウリングを防げる

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Web会議に参加する際、自分のパソコンに内蔵されているマイクを使用していませんか?
内蔵マイクは無指向性マイクであるため、全方位の音を拾ってしまいます

ですから、

  • 周囲の音
  • スピーカーからでている音

も拾ってしまい、ノイズによるトラブルや、エコー、ハウリングが起きやすくなっています。

一方ヘッドセットは、単一指向性です。

一方向からしか音を拾いませんので、声以外のノイズが入りにくくなっています
タイピングや紙をめくる音など、手元の音が洩れることも防いでくれるため、打ち合わせ時のメモも取りやすく効率的に仕事をすすめることができます。

相手の声が聞こえやすい

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ヘッドセットをすることで、自分の周りのノイズもカットしやすくなるため、会議相手の声が聞き取りやすくなります
もちろん、ノイズによって集中力が途切れにくくなるのもポイントですね!

周囲に会議内容が駄々洩れしない

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ヘッドセットを使用すると、音声が周囲に拡散されませんので会議内容が洩れません
情報漏洩にも繋がりますし、もし家族が近くにいる際でも全ての内容を聞かれる心配は減りますよね。

逆に、「会議中の話し声が結構うるさい」という問題も多少軽減されますので、家族に対する配慮にもなります。

音トラブル時の配慮を忘れずに

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会議中に周りの音はすぐに気づきますが、「自分がノイズを出していないか?」「音声は途切れていないか?」は誰かに指摘されないとわからないこともありますよね。
ですから、自分は大丈夫なのか会議に参加しているメンバーに確認するのもいいと思います。

また、会議を遮るほどではないが、

  • 少し声が聞こえにくい。。
  • びみょーにノイズが入る

など気になったことがあれば、チャットを使用したり、後でこっそりその人に伝えることも大切です。

自分の音質が悪いとわかれば解決する方法も探せますし、音質がよくしっかり聞こえていれば、参加メンバー全員に対する不要なストレスも避けられますよね。
使用するマイクについても推奨されるものなどの情報を共有することも大切です。

ヘッドセットを選ぶポイント

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Web会議での音問題を解消するためには、以下のようなポイントを目安としてヘッドセットを選びましょう!

  • 単一指向性マイク(自分の声以外の音は拾わない)
  • 有線タイプ(ネットワークが安定する)
  • USB接続(会議中にバッテリーが切れる心配がない)
  • ノイズキャンセリング機能搭載(ノイズをキャンセルしてくれる)

まとめ

Web会議を実際にしてみると、対面で行っていた会議と異なる点が多々気になってきます。

もちろん対面時と同様に進められない点は改善していく必要がありますが、原因がよくわかならいままストレスのみがたまりやすいのが音問題です。

ですから、メンバー全員が聞きやすい環境になるよう、さまざまな工夫と情報共有が大切です。

ちなみに、わたしの家は、大通りに面しておりバス停の真ん前ということもあり、車の音やバスの運転手さんの声、救急車の音など半端なくうるさい家です。
Web会議の際は、初期の頃は特にマイクの工夫はしておりませんでしたので、結構な雑音が入っていたそうですが、指摘されるまで自分は認識していませんでした。

そういった例もありますので、自分側のノイズのチェックはやはり必要だということですね。
しっかり環境を整えることで、仕事がスムーズに進みやすくなります。できることから対処していきましょう!

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