026.business-mail_00

就職してから何年か経ちキャリアを積んでいる人であれば、少なからずビジネスマナーは身についているもの。
社内での接し方、顧客への対処などは、仕事をしていくうえでの信頼関係に関わる大切な部分と言えます。

そんなビジネスで欠かせないコミュニケーションツールの一つであるビジネスメール
あなたが書いているメールの文章は、表現が丁寧すぎたりしませんか?

文章内で敬語を使いすぎると、読み手には「読みにくい」「わかりにくい」「堅苦しい」と思われているかもしれません。

本日は、ビジネスメールにおける、敬語が多く丁寧すぎる文章の必要性についてご紹介していきます。

ビジネスメールは丁寧すぎるほど、くどくて読みにくい

026.business-mail_01

コミュニケーションツールとして、ビジネスでも多用されているメールやチャット
仕事をするうえで必要不可欠なアイテムのわりには、文章の書き方って人によって随分差があると感じることがあります。

「何が言いたいのか、わからない。。」
といった、いわゆる読みにくいメールは、流し読みではもちろん理解できません
何度か読み返すようなこともあります。

そうなんです。
読みにくい文章は、要点がわかりにくく理解するのに時間がかかります

では、何故読みにくい文面となるのでしょうか?
それは、

  • 説明が足りない
  • 複数の意味に解釈できる(多義文)
  • 一文が長い
  • 適度な改行がされていない
  • 句読点が少ない
  • 漢字が多すぎる
  • 丁寧すぎる

などの理由が考えられます。

そして、読みにくくなる理由の中でも、ビジネスメールでよく目にするのが、
「丁寧すぎる文章」

です。具体的には、

・~していただく
・~させていただく
・お○○
・ご○○
・○○申し上げます

などを多用し、くどく、かたいイメージを受ける文章です。

文章はより少なく、用件が伝わればよい

026.business-mail_02

ビジネスメールを書くときは、失礼があってはいけないという思いから、ついつい丁寧に書いてしまいがちという方も多いのではないでしょうか。
でも、自分が読み手であった場合、

  • 用件がわかりやすい
  • 失礼な印象を受けない

この2点が抑えられていれば、特に問題はないと思いませんか?

必要以上に丁寧であったり、へりくだったり、敬語の多い文章は必要ありません。

忙しい時に、消耗するようなわかりにくい文章は、正直読みたくないですよね。
シンプルでわかりやすい文章は、書く側、読む側両方の負担を軽くしてくれます。

装飾のない文面は、ビジネスで許容される?

010.online-noise_07

丁寧すぎる文章のメールを否定しておいてなんですが、「要点だけを伝える装飾のない文章」をビジネスメールで使うことは、必ずしも許容されているわけではありません。

社外メールであれば、最低限失礼のない表現を用いることは基本となりますよね。
それぞれの社風だってありますので、「丁寧すぎるくらいが丁度いい」という考えの方もいますし、「丁寧すぎると読みにくい」と感じている方もいると思います。

ビジネスメールの書き方に、正解はありません。
なんとなく周りに合わせたり、常識にとらわれている人も多くいると思うんです。

それでも、「内容を伝えること」「失礼がないこと」をしっかり抑えつつ、簡素で読みやすい文章を意識して作成することはできるのではないでしょうか。

ビジネススタンダードや上司や先輩の文章を真似るだけではなく、自分のスタンダードを作ることも考えてみてはいかがでしょうか!

非対面コミュニケーションでは気遣いを大切に

026.business-mail_05

テレワークへ移行する会社や部署の増加に伴い、メールやチャット、電話、Web会議、テレビ会議などでの非対面コミュニケーションの割合が増えたという方もいると思います。

その中でも、特に多くなったのが文章でのやり取りではないでしょうか?
以前は会話で簡単に交わせたやり取りを、文章に置き換えて伝えることに、難しさを感じている方も多いと言います。

何故なら、
「文章では、言葉のニュアンスが伝わらない」からです。

テキストによるコミュニケーションは、相手の表情や声のトーンがわからないことで、思った以上に攻撃的だったり、冷たい印象を与えがちです。
しかも、メールやチャットの内容は記録として残ってしまうため、後で読みかえすこともでき、とても厄介ですよね。

  • 失礼じゃなく
  • 冷たい印象を与えず
  • わかりやすく

。。。と、シーンに適した内容での応答が要求されます。

非対面コミュニケーションでは、言葉の選択によって受ける印象が大きく左右されます。
ですから、わかりやすく簡便な文章を意識することは、とても大切なことなのです。

読みやすい文面を書くことは、テクニックの一つにすぎません。

でも、自分が書いた内容は、他の誰かが読むために存在しますよね。
「わからなかったら質問して!」というスタンスではなく、「読むだけで、理解できる。事足りる」そんな内容であることを心がける気遣いが本当は大切なのかもしれませんね。

まとめ

ビジネスメールにおける丁寧すぎる文章の必要性についてについてご紹介しました

もし、「自分の文章はどうかな?」と少しでも思った方は、読みやすい内容であるか、読み手側にたって今一度チェックしてみましょう!

 

今回のテーマを書くにあたり、最も文章の見直しが必要なのは私自身だと痛感しています
それは、わたしが書く顧客向けメールは、コテコテの丁寧メールだからです。

そんな私でも、営業部の人が書く、敬語の羅列が半端ない超丁寧なメールを見て、
「あの文章はなんだろう。。かしこまりすぎでは?」
と思ったことがあります。

人のメールは気になるものなんですね。
おそらく、わたしのメールも、社内の誰かに同じように思われていたかもしれません。

「ビジネスメールの基本」「上司・先輩の文面をお手本に」といった長年当たり前のように書き、日々使っていた敬語を見直すよい機会となりました。

最近はビジネスチャットの使用も増えています。
チャットはメールとはまた異なり、チャット特有のルールや言葉の使い方がありますよね。

相手だったり、使用するツールだったり、そのシーンに適した文章を意識して使い分けできるよう、自分自身もしっかり勉強が必要だと再確認しました!