テレワークで効率・生産性をあげる方法

通勤のストレスから解放されるリモートワーク・テレワーク!
その一方で、「やる気がキープできない」「仕事がはかどらない」など、生産性が下がったと感じている方は多いのではないでしょうか?

テレワークへシフトする会社が増え始めた頃、
「初めはお試し期間のようなもの!一時的に生産性が下がるのはしょうがない。。」
という声が上がっていましたが、テレワークを導入して時間が経ってもうまく生産性があがってこない職場もあるようです。

実際のところ、しっかり仕事に打ち込めるか否かは、個人の工夫によるとこも大きく影響しています。
そこで、本日は、仕事がはかどらないと困っている方向けに、テレワークの生産性と効率のあげ方についてご紹介します。

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テレワーク・リモートワークはオフィス勤務より生産性が下がる?

テレワークで効率・生産性をあげる方法

テレワーク・リモートワークは、しっかり対策をしないと生産性が下がる可能性があります。

「通勤時間のロスがない」「どこにいても仕事ができる」という大きなメリットはありますが、職場で仕事をしないことで生じるメリットがそれなりにあるからです。

  • 仕事とプライベートの切り替えがしにくい
  • 自宅に仕事専用部屋がない
  • 一人だと集中力が切れやすい
  • 家族がいて集中できない
  • 残業が多くなる

と、人によっては生産性が下がっていると感じる人も多いといいます。

ついついサボってしまう問題も!

テレワークで効率・生産性をあげる方法

また、テレワークだと

  • ついついサボってしまう
  • ダラダラしがち
  • 眠くなってしまう

など、「サボってもわからない」「ダラダラしても誰も見ていない」問題があります。

これは、

  • 集中力がもたず飽きやすい職種・案件・作業のケース
  • 仕事の期限が見えていないことによる緩み
  • オフィスではないことでの緊張感のなさ

などが原因としてあげられます。

成果主義であっても、そうでなくても、仕事中にサボったり、寝ていては生産性は上がりませんよね。
このような問題を解消するためには、会社としても、働く側の個人としてもテレワークだからと言ってサボらず、集中して作業ができるよう工夫と対策が必要です。

テレワークで生産性をあげる方法

テレワークで効率・生産性をあげる方法

テレワークで生産性をあげるには、自分の作業と時間配分を自分で管理する必要があります。

そのためには、

  • 作業内容、進捗を上司やチームと共有すること
  • 必要に応じWebミーティングでコミュニケーションをとること
  • ムダな時間はないか考えて工夫すること
  • 誰も見ていない場所でも、緊張感と集中力を意識すること

が必要です。

適切な仕事環境を整える

テレワークで効率・生産性をあげる方法

まずは、仕事をする環境を整えましょう。

可能であれば「生活する部屋」と「仕事をする部屋」は別にした方がON/OFFの切り替えがしやすくなります。

部屋数がない、家族がいるなどの理由で難しい方は、仕事をするエリアを作りましょう。
部屋の片隅などにデスクとパソコンを置いて、そこは作業スペースと決めることで、そこに座る際に自分の中で切り替えがしやすくなります。

一日の時間配分を決める

テレワークで効率・生産性をあげる方法

テレワークでは、通勤がない分ダラダラしてしまいやすく、生活にメリハリが無くなりがちです。
それゆえに、プライベートとの区別もつきにくい問題が発生します。

ex.
  • 7:00 起床
  • 7:30~ 朝食
  • 8:00~ 朝活
  • 9:00~ 仕事
  • 12:00~ 昼食
  • 15:00 休憩
  • 16:30~ 仕事
  • 18:00~ 夕食・プライベート
  • 23:00までに就寝

という風に自分の中で目安となる時間配分決めておきましょう。

業務はじめに今日の作業予定を伝える

テレワークで効率・生産性をあげる方法

業務開始時に、朝の挨拶と本日の作業予定を報告しましょう。

  • 挨拶(おはようございます。○○です。本日の作業予定は~ など)
  • 実施する作業と作業終了目安(本日何%実施予定、○○まで実施など)
  • ミーティング予定
  • 外出予定
  • 本日の予定作業時間

など、わかりやすく箇条書きにしたものがいいでしょう。

報告する相手は、上司だったりプロジェクトチーム内であったり、チャットの報告チャンネルだったりと決められている職場もありますし、なければ上司に伝えるようにしましょう。

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業務終わりに今日の作業報告をする

テレワークで効率・生産性をあげる方法

業務終わりに、終了の挨拶と本日の作業報告をしましょう。

  • 終了の挨拶(おつかれさまです。本日の作業を終了します。~など)
  • 就業時間(開始時間~終了時間)
  • 行った作業内容
  • 明日の予定

を報告しましょう。
明日の予定も入れることで、明日の朝、スムーズに作業を始めやすくなりますので作業効率アップにもつながります。

短期目標を決める

テレワークで効率・生産性をあげる方法

言われたことを都度こなしていたり、長期目標だけを掲げ作業を進めていると、現在の作業に対する時間配分がざっくりしてしまいダラダラと効率の悪い仕事となりやすい傾向があります。

  • 先々の予定を把握する
  • 今の仕事はいつまで
  • 次はこんな仕事に入る

など、全体の作業スケジュールを把握したうえで、短期目標を定めましょう。

毎日の進捗管理、1週間ごとの目標作業目安を決めることで、クリアするべき目先の目標がはっきりし、緊張感が切れにくくなります

会議前は必ず下準備をする

テレワークで効率・生産性をあげる方法

生産性を下げる理由の一つに、ダラダラと長引いてしまうWeb会議があります。

テレワークでは、チャットやメールでの意思疎通が基本となるため、

  • 文章では説明しにくいことがある
  • 言葉で伝えた方が理解が早い
  • 質疑応答とディスカッションにて疑問を解消しておきたい

そんな時は、些細なことでもWebミーティングをすることが好ましいと言えます。

でも、ただなんとなくミーティングをするだけでは、ダラダラと話をしてしまい時間ばかりが過ぎてしまいます
また、人と喋る機会が減っているせいか、ここぞとばかりに喋りすぎる人もでてきて、時間のロスが激しくなることもあります。

ですから、

  • ミーティングの終了時間
  • 会議の目的(何をどこまで決めるのかなどの着地条件)
  • 簡単なアジェンダ、必要な資料の共有
  • 自分の発言内容

    が揃っているかを会議前に必ず確認しましょう。
    そうすることで、議題に沿って進めることができ、ダラダラを防ぎやすくなります。

    また、伝えること、確認することなど、自分が発言すべき内容は事前に箇条書きにして準備しておくことも大切です。

    不要な会議は断る

    テレワークで効率・生産性をあげる方法

    テレワークでは、些細なことでもWebミーティングで話し合うことが大切と言いましたが、だからと言って会議ばかりが多くなると、その分多くの時間を費やすこととなります。

    例えば、

    とりあえず参加して」と言われてでる会議は、発言なしでただ聞いているだけ、時間を無駄に使っていることがほとんどです。
    「大人数が参加する会議」でも、ただ聞いているだけであれば、あとで議事録をチェックするだけで十分なことだってあります。

    このように、直接今の仕事に関連しない会議については、作業が滞ることを理由に断る選択も必要です。
    現実には、会議の参加を断るのは難しいことの方が多いと思いますが、可能な方は実践してみましょう。

    集中力をあげる工夫をする

    テレワークで効率・生産性をあげる方法

    会社で仕事をしている時とは異なり、誰にも見られていない環境で作業をしていると、どうしても集中力が切れやすくなります
    こまめに休憩をとることや自分なりの工夫をして、集中して仕事ができるようにしましょう。

    朝活

    朝の時間を有意義に過ごす朝活は、充実感を得ることができるため、仕事に対するモチベーションアップや日中の集中力アップにもつながります。

    • ウォーキングやジョギング、ストレッチ
    • ゆったりとした朝ご飯
    • 身のまわりの片付け
    • 本やネットニュースを読む
    • 資格や語学の勉強・自己啓発

    など、朝の時間を有効に使うことで、やる気がでるだけではなく、オフィス勤務時には余裕がなくて後まわしだったこともできて一石二鳥です。

    散歩・運動

    散歩や軽い運動は、

    • 気分転換
    • ストレス発散

    にとても効果的です。
    人と接する時間が極端に減ってしまうテレワークでは、自分が思っている以上にストレスが溜まりやすくなりますので、うまく発散していきましょう。

    スマホの扱い

    家で仕事をしていると、ついついスマホの通知が入るたびにチェックしてしまいがちです。
    でも、スマホの通知って一気に集中力が切れてしまいますので、注意が必要なんです。

    • 必要なアプリ以外は通知をオフにする
    • 休憩時間などの決まった時間以外はスマホは見ない

    などの工夫をしましょう。

    まとめ

    テレワーク・リモートワークで生産性の上げる方法についてご紹介しました。

    一人の空間で集中を切らさず仕事をすることは、とても難しいことです。
    しっかり対策をとって効率的に作業を進める工夫をしていきましょう!

    家で仕事をしていると、マジで仕事がはかどらない日ってあります。
    オフィスでは、「面倒だ~。なんか飽きたー。疲れた~。」と思ってもコーヒーでも飲みながらも強制的に手を動かしていましたが、家ではどうしてもダラダラしてしまうこともあります。

    わたしの場合、週の後半に入るとダレてしまい、一度に集中できる時間がどんどん減っていきます
    また、最近は、ついつい気になるネット広告が目に留まり、クリック~(するな!)。。。
    とてもよくない傾向です。
    ですから、わたしも少しずつですが改善できるよう対策を取り入れています。

    生産性をあげる対策はいろいろありますので、みなさんもお試ししてみてくださいね!

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